Betriebskostenabrechnung: Fristen, umlagefähige Kosten und Belegeinsicht

Mieter tragen Betriebskosten nur, wenn das im Mietvertrag vereinbart ist (§ 556 Absatz 1 BGB). Betriebskosten sind Kosten, die dem Eigentümer durch das Grundstück oder den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen. Welche Kosten das im Einzelnen sind, regelt die Betriebskostenverordnung.

Die Parteien können Betriebskosten als Pauschale oder als Vorauszahlung vereinbaren. Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe verlangt werden (§ 556 Absatz 2 BGB). Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen; dabei gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit.

§ 2 der Betriebskostenverordnung zählt die umlagefähigen Kostenarten auf, darunter Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Einrichtungen für die Wäschepflege sowie sonstige vereinbarte Betriebskosten. Für Antennen- und Breitbandverteilanlagen gelten engere Grenzen: Laufende Grundgebühren für Breitbandanschlüsse sind seit dem 1. Juli 2024 nicht mehr umlagefähig.

Nicht umlagefähig sind Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten (§ 1 Absatz 2 BetrKV). Vermietende Wohnungseigentümer können deshalb nicht einfach das Hausgeld weitergeben: Verwaltervergütung, Zuführung zur Erhaltungsrücklage und Reparaturen müssen herausgerechnet werden.

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden (§ 556 Absatz 3 BGB). Endet der Abrechnungszeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung also bis zum 31. Dezember des Folgejahres beim Mieter sein. Danach kann der Vermieter keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten.

Auch für Mieter gilt eine Frist: Einwendungen gegen die Abrechnung müssen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang mitgeteilt werden. Der Vermieter muss auf Verlangen Einsicht in die Belege gewähren und darf sie elektronisch bereitstellen (§ 556 Absatz 4 BGB).

Für zentrale Heizungs- und Warmwasseranlagen gilt die Heizkostenverordnung. Danach sind die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage zu mindestens 50 und höchstens 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch zu verteilen (§ 7 HeizkostenV), der Rest nach Fläche oder umbautem Raum.

Zieht ein Mieter während des Abrechnungszeitraums aus, ist grundsätzlich eine Zwischenablesung vorzunehmen (§ 9b HeizkostenV). Ist sie nicht möglich, werden die Kosten nach Gradtagszahlen oder zeitanteilig aufgeteilt.