Was kostet eine Hausverwaltung? Die Kostenfaktoren im Überblick

Eine Hausverwaltung kalkuliert ihren Aufwand. Entscheidend sind die Art der Verwaltung, die Zahl der Wohn- und Gewerbeeinheiten, der technische Zustand, laufende oder geplante Maßnahmen und die Qualität der vorhandenen Unterlagen. Eine kleine Gemeinschaft mit vielen offenen Themen kann mehr Arbeit verursachen als eine größere mit geordneter Buchhaltung.

Hinzu kommen organisatorische Punkte: Wie viele Versammlungen und Objekttermine sind zu erwarten? Gibt es Gewerbeeinheiten mit eigenen Abrechnungsanforderungen? Wie viel Abstimmung mit Beirat, Eigentümern, Mietern und Dienstleistern ist üblich? All das fließt in ein seriöses Angebot ein.

Verwaltungsangebote bestehen meist aus einer Grundvergütung für die laufende Verwaltung und aus gesondert vergüteten Sonderleistungen. Zur Grundvergütung einer WEG-Verwaltung gehören typischerweise Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung, Vermögensbericht, die ordentliche Eigentümerversammlung und die Verwaltung der Gemeinschaftskonten.

Als Sonderleistungen werden häufig zusätzliche Versammlungen, die Begleitung größerer Sanierungen, Mahn- und Gerichtsverfahren oder besondere Auswertungen vereinbart. Welche Leistung wohin gehört, ist nicht gesetzlich festgelegt. Ein günstiger Grundpreis kann sich deshalb relativieren, wenn viele übliche Aufgaben extra berechnet werden.

In einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehören die Verwaltungskosten zu den Kosten der Gemeinschaft. Jeder Eigentümer trägt sie nach seinem Miteigentumsanteil, sofern die Eigentümer keine abweichende Verteilung beschlossen oder vereinbart haben (§ 16 Absatz 2 WEG). Bei Verwaltungskosten ist in der Praxis auch eine Verteilung nach Einheiten verbreitet.

Vermieter können die Kosten ihrer Hausverwaltung nicht über die Betriebskostenabrechnung an Mieter weitergeben. Die Betriebskostenverordnung nimmt Verwaltungskosten ausdrücklich aus (§ 1 Absatz 2 Nummer 1 BetrKV). Sie sind Teil der Kalkulation der Nettokaltmiete.

Für einen fairen Vergleich sollten alle angefragten Verwaltungen dieselben Objektdaten erhalten: Einheiten, Baujahr, Heizungsart, bekannte Maßnahmen, Zahl der Versammlungen und Besonderheiten wie Gewerbe oder Tiefgaragen. Dann lassen sich Leistungsverzeichnisse nebeneinanderlegen.

Ebenso wichtig wie der Preis sind Laufzeit, Erreichbarkeit, Vertretungsregelungen und die Art der Dokumentation. Eine Verwaltung, die Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert und Entscheidungen gut vorbereitet, spart Eigentümern oft Zeit und Folgekosten.