Verwalterwechsel in der WEG: Ablauf, Fristen und Übergabe

Über Bestellung und Abberufung des Verwalters entscheiden die Wohnungseigentümer durch Beschluss (§ 26 Absatz 1 WEG). Seit der Reform zum 1. Dezember 2020 kann der Verwalter jederzeit abberufen werden, ohne dass ein wichtiger Grund vorliegen muss. Abweichende Regelungen, etwa in der Gemeinschaftsordnung, sind insoweit nicht zulässig.

Abberufung und Vertrag sind zu unterscheiden: Mit dem Beschluss endet die Organstellung des Verwalters. Der Verwaltervertrag endet nach § 26 Absatz 3 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Wer den Wechsel plant, sollte deshalb den Vertrag und dessen Laufzeit vorab prüfen, um doppelte Vergütungen zu vermeiden.

Abberufung und Neubestellung werden in der Regel in derselben Eigentümerversammlung beschlossen. Beide Gegenstände müssen in der Einladung bezeichnet sein, sonst ist der Beschluss nicht gültig (§ 23 Absatz 2 WEG). Es entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Absatz 1 WEG).

Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, bei der ersten Bestellung nach Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre (§ 26 Absatz 2 WEG). Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Eigentümer grundsätzlich verlangen, dass ein zertifizierter Verwalter bestellt wird. Eine Ausnahme gilt nur für kleine Gemeinschaften mit weniger als neun Sondereigentumsrechten, die einen Eigentümer zum Verwalter bestellt haben.

Die Eigentümerversammlung beruft grundsätzlich der amtierende Verwalter ein. Verlangt mehr als ein Viertel der Wohnungseigentümer in Textform unter Angabe von Zweck und Gründen eine Versammlung, muss er einberufen (§ 24 Absatz 2 WEG).

Weigert sich der Verwalter pflichtwidrig, kann auch der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats, sein Vertreter oder ein durch Beschluss ermächtigter Wohnungseigentümer einberufen (§ 24 Absatz 3 WEG). Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen.

Mit dem Ende des Amtes muss der bisherige Verwalter herausgeben, was er für die Gemeinschaft erhalten und aus der Verwaltung erlangt hat. Grundlage ist die auftragsrechtliche Herausgabepflicht (§ 667 BGB). Dazu gehören insbesondere Verträge, Beschluss-Sammlung und Niederschriften, Abrechnungen, Kontounterlagen und die Objektakte.

In der Praxis sind die ersten Wochen entscheidend: Konten müssen umgestellt, Dauerschuldverhältnisse mit Dienstleistern und Versicherern informiert und offene Rechnungen zugeordnet werden. Wer die Jahresabrechnung für das laufende oder vergangene Jahr erstellt, sollte im Übergabeprozess ausdrücklich geklärt und dokumentiert werden.

Ein Wechsel lohnt sich nur, wenn die neue Verwaltung besser zur Gemeinschaft passt. Neben dem Preis sollten Eigentümer vergleichen, welche Leistungen die Grundvergütung umfasst, welche Sonderleistungen gesondert berechnet werden und wie Erreichbarkeit, Kommunikation und Dokumentation organisiert sind.

Hilfreich ist ein persönliches Gespräch mit Beirat oder Eigentümervertretern, bevor Angebote in die Versammlung gehen. So lassen sich Erwartungen, offene Themen und der Zustand der Unterlagen früh klären und der Beschluss auf eine belastbare Grundlage stellen.