Verwalterbestellung in der WEG: Beschluss, Mehrheit und Formulierung

Die Wohnungseigentümer bestellen den Verwalter durch Beschluss (§ 26 Absatz 1 WEG). Es genügt die Mehrheit der abgegebenen Stimmen (§ 25 Absatz 1 WEG), sofern die Gemeinschaftsordnung kein anderes Stimmprinzip vorsieht. Ein Beschluss ist nur gültig, wenn der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet wurde (§ 23 Absatz 2 WEG). Die Einberufungsfrist soll mindestens drei Wochen betragen (§ 24 Absatz 4 WEG).

Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, nach der Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre (§ 26 Absatz 2 WEG). Eine wiederholte Bestellung braucht einen neuen Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf gefasst werden darf. Seit dem 1. Dezember 2023 kann jeder Eigentümer grundsätzlich einen zertifizierten Verwalter verlangen (§ 26a WEG); Ausnahmen gelten für kleine Gemeinschaften, in denen ein Eigentümer Verwalter ist.

Nach der Rechtsprechung entspricht die Bestellung in der Regel nur dann ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn die Eigentümer eine Auswahl hatten. Üblich sind mindestens zwei bis drei Angebote mit vergleichbarem Leistungsumfang, die den Eigentümern vor der Versammlung zugehen. Der Entwurf des Verwaltervertrags gehört ebenfalls zur Einladung, damit über Bestellung und Vertrag informiert abgestimmt werden kann.

In der Tagesordnung sollten Bestellung, Vertragsabschluss und, bei einem Wechsel, die Abberufung des bisherigen Verwalters als eigene Punkte stehen. Wer die Versammlung einberuft, ist der amtierende Verwalter; verlangt mehr als ein Viertel der Eigentümer in Textform eine Versammlung, muss er einberufen (§ 24 Absatz 2 WEG).

Die folgenden Texte sind Formulierungsvorschläge, keine Rechtsberatung. Sie sollten an Gemeinschaftsordnung, Vertragsentwurf und die konkrete Situation angepasst und bei Unsicherheit anwaltlich geprüft werden. Platzhalter stehen in eckigen Klammern.

Bestellung: „Die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer bestellt die [Firma, Anschrift] mit Wirkung ab dem [Datum] bis zum [Datum] zur Verwalterin.“ Vertrag: „Die Gemeinschaft schließt mit der bestellten Verwalterin den Verwaltervertrag in der Fassung vom [Datum], die allen Eigentümern mit der Einladung zugegangen ist, zu einer Grundvergütung von [Betrag] je Einheit und Monat zuzüglich Umsatzsteuer. [Name], Vorsitzende/r des Verwaltungsbeirats, wird ermächtigt und bevollmächtigt, den Vertrag für die Gemeinschaft zu unterzeichnen.“ Abberufung bei einem Wechsel: „Die Gemeinschaft beruft die bisherige Verwalterin [Firma] mit Wirkung zum [Datum] ab und kündigt den Verwaltervertrag zum [Datum]. [Name] wird ermächtigt, die Kündigung zu erklären.“

Banken, Versorger, Behörden und das Grundbuchamt verlangen einen Nachweis der Verwaltereigenschaft. Dafür genügt nach § 26 Absatz 4 WEG die Vorlage einer Niederschrift über den Bestellungsbeschluss, bei der die Unterschriften der in § 24 Absatz 6 WEG bezeichneten Personen öffentlich beglaubigt sind. Die Niederschrift sollte deshalb vom Versammlungsleiter, einem Wohnungseigentümer und, falls vorhanden, dem Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats unterschrieben werden.

Im Alltag reicht Banken häufig die unterschriebene Niederschrift ohne Beglaubigung. Wer Konten umstellen oder Grundbuchanträge stellen muss, sollte die Beglaubigung aber früh einplanen, damit der neue Verwalter ab dem Stichtag handlungsfähig ist.

Ein Beschluss kann auch ohne Versammlung gefasst werden, wenn alle Wohnungseigentümer ihre Zustimmung in Textform erklären (§ 23 Absatz 3 WEG). Die Eigentümer können außerdem für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass im Umlaufverfahren die Mehrheit genügt. Für die Verwalterbestellung ist das selten praktikabel, weil Angebote besprochen und Fragen geklärt werden sollten; bei kleinen Gemeinschaften kann es den Wechsel beschleunigen.