Verwaltervertrag der WEG: Laufzeit, Kündigung und Inhalt

Mit der Bestellung wird eine Person oder ein Unternehmen zum Organ der Gemeinschaft (§ 26 Absatz 1 WEG). Der Verwaltervertrag ist davon zu trennen: Er ist ein Geschäftsbesorgungsvertrag (§ 675 BGB) zwischen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer und dem Verwalter und regelt, welche Leistungen zu welcher Vergütung erbracht werden. In der Versammlung werden deshalb üblicherweise zwei Beschlüsse gefasst: einer über die Bestellung, einer über den Abschluss des Vertrags.

Vertragspartei ist die Gemeinschaft, nicht die einzelnen Eigentümer. Gegenüber dem Verwalter wird sie durch den Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats oder einen durch Beschluss ermächtigten Wohnungseigentümer vertreten (§ 9b Absatz 2 WEG). Der Beschluss sollte deshalb auch regeln, wer den Vertrag unterschreibt.

Die Bestellung ist auf höchstens fünf Jahre begrenzt, nach der Begründung des Wohnungseigentums auf höchstens drei Jahre (§ 26 Absatz 2 WEG). Eine wiederholte Bestellung ist zulässig, braucht aber einen erneuten Beschluss, der frühestens ein Jahr vor Ablauf der Bestellungszeit gefasst werden kann. Automatische Verlängerungen der Bestellung sind damit nicht möglich.

Der Vertrag sollte dieselbe Laufzeit haben wie die Bestellung und ausdrücklich mit ihr enden. Fehlt eine solche Regelung, kann der Vertrag formal weiterlaufen, obwohl die Organstellung endet. Verlängerungsklauseln im Vertrag ersetzen keinen Bestellungsbeschluss.

Die Gemeinschaft kann den Verwalter jederzeit abberufen (§ 26 Absatz 3 WEG). Der Vertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch wenn er eine längere Laufzeit hat. Eine kürzere Frist kann vereinbart werden. Daneben kann der Vertrag aus wichtigem Grund fristlos gekündigt werden (§ 314, § 626 BGB), etwa bei schweren Pflichtverletzungen.

Auch der Verwalter kann sein Amt niederlegen und den Vertrag kündigen. Eine Niederlegung zur Unzeit, etwa kurz vor einer Versammlung oder mitten in einer Sanierung, kann Schadensersatzpflichten auslösen. Vertragliche Kündigungsfristen für beide Seiten schaffen hier Klarheit.

Üblich ist eine monatliche Grundvergütung je Einheit zuzüglich Umsatzsteuer, die im Wirtschaftsplan als Kostenposition erscheint und über das Hausgeld getragen wird (§ 16 Absatz 2 WEG). Welche Leistungen die Grundvergütung umfasst und welche gesondert berechnet werden, entscheidet über die tatsächlichen Kosten. Ein Vertrag ohne Leistungskatalog ist nicht vergleichbar.

Zu den häufigen Sonderleistungen gehören zusätzliche Versammlungen, Mahnwesen und Rechtsverfolgung, die Begleitung größerer Sanierungen, Abrechnungen für Jahre vor dem Vertragsbeginn, Zuarbeit für Verkäufe und die Übergabe am Vertragsende. Preisanpassungsklauseln sollten an einen nachvollziehbaren Maßstab gebunden sein.

Die Befugnisse des Verwalters ergeben sich aus dem Gesetz (§ 27 WEG): Er darf Maßnahmen von untergeordneter Bedeutung ohne Beschluss treffen und solche, die zur Abwendung eines Nachteils erforderlich sind. Die Gemeinschaft kann diese Befugnisse durch Beschluss einschränken oder erweitern (§ 27 Absatz 2 WEG). Betragsgrenzen für Aufträge ohne Beschluss gehören deshalb in den Vertrag oder in einen begleitenden Beschluss.

Weitere Punkte sind Erreichbarkeit und Reaktionszeiten, Berichtspflichten gegenüber dem Beirat, Einsicht in Unterlagen, Kontoführung auf den Namen der Gemeinschaft, eine Vermögensschaden-Haftpflichtversicherung des Verwalters, Datenschutz und die Pflicht, bei Vertragsende Unterlagen vollständig und geordnet herauszugeben. Verbände wie der VDIV stellen Musterverträge zur Verfügung, die als Vergleichsmaßstab dienen können.